Privacyverklaring
Privacybeleid Scouting Erica
Ten behoeve van de leesbaarheid van dit document worden, wanneer we de term leden gebruiken, in het geval van minderjarige leden ook hun ouders/verzorgers bedoeld.
Scouting Erica, statutair gevestigd te Gooise Meren en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 65615875, hanteert met betrekking tot de bescherming van de privacy van haar (aspirant)leden het navolgende beleid:
Algemeen Privacy Statement
Scouting Erica garandeert voor zover mogelijk de bescherming van de privacy van haar leden. Dat betekent dat de vereniging en haar samenwerkingspartners zich maximaal inspannen om op de juiste manier met de gegevens van haar leden om te gaan.
Scouting Erica hanteert het privacy statement van haar overkoepelende organisatie, Scouting Nederland. In dit privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy en www.scoutingerica.nl/privacy.
Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van onze activiteiten legt Scouting Erica persoonsgegevens vast. Hieronder leest u welke persoonsgegevens er worden verwerkt, met welk doel en hoe deze worden bewaard.
Ledenlijsten & inschrijfformulieren
Scouting Erica maakt voor noodgevallen gebruik van een fysieke contactlijst met namen en telefoonnummers van leden. Deze lijsten worden bewaard in de veiligheidsmap. Geïnteresseerden die komen kijken, maar nog niet als lid zijn geregistreerd, vullen bij aanvang van de opkomst een inschrijfformulier in. Daarop vullen zij hun contactgegevens in. Deze formulieren worden ook bewaard in de veiligheidsmap totdat iemand lid wordt.
De veiligheidsmappen zijn alleen inzichtelijk door de vrijwilligers van de betreffende speltak van onze groep. De veiligheidsmappen worden per speltak in een afgesloten ruimte bewaard die alleen voor de vrijwilligers toegankelijk is. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Lidmaatschapsregistratie
Lidmaatschapsregistratie van Scouting Erica verloopt via een inschrijfformulier welke u aantreft op onze website www.scoutingerica.nl/lidworden of welke zal worden verstrekt door de teamleider. De vrijwilligers controleren het inschrijfformulier op volledigheid en registreren deze in het ledenadministratiesysteem “Scouts Online” (SOL) van Scouting Nederland. Voor informatie omtrent SOL, zie het privacy statement van Scouting Nederland op www.scouting.nl/privacy.
Na registratie in SOL kunnen de leden zelf inloggen om hun gegevens te controleren of aan te passen. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van hun contactgegevens in SOL.
Gezondheidsinformatie tijdens opkomsten & kampen
Scouting Erica hecht grote waarde aan de veiligheid van haar leden. Toch kan het voorkomen dat het noodzakelijk wordt geacht om een arts of zorginstantie (bijvoorbeeld Eerste Hulp) te bezoeken of dat de gezondheidssituatie verlangt dat stafleden extra aandacht aan het lid besteden. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de stafleden op de hoogte zijn van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie (zoals allergieën of medicijngebruik). Deze informatie kan aangegeven worden op het inschrijfformulier. Deze informatie wordt in SOL geregistreerd en is door leden zelf in te zien en aan te passen. Wij vragen leden ook de vrijwilligers van de betrokken speltak van deze informatie op de hoogte te stellen.
Scouting Erica stelt het niet verplicht om deze informatie te verstrekken. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van het lid, evenals de consequenties van het niet verstrekken van de benodigde informatie.
Voor activiteiten die langer duren dan de reguliere opkomst, zoals een overnachting of een kamp, is het in het kader van veiligheid noodzakelijk dat de vrijwilligers beschikken over actuele informatie over de gezondheid van het lid. Voor deze gelegenheden wordt er gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit door het lid op papier dient te worden ingevuld, ondertekend en ingeleverd. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. Ingediende formulieren kunnen op verzoek van de leden te allen tijde worden aangepast en/of verwijderd. Alle formulieren worden zo snel mogelijk, maar uiterlijk vier weken na afloop van de activiteit, vernietigd of teruggegeven aan het lid.
Registratie activiteiten
Voor kampen en sommige (groeps)activiteiten wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier. De ingevulde registratieformulieren worden verwerkt door de bij de activiteit betrokken vrijwilligers. De formulieren, alsmede de lijsten waarop deze worden geregistreerd, worden direct na afloop van de activiteit vernietigd of teruggeven aan het lid.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie bij te houden maakt de penningmeester gebruik van lijsten waarop bijgehouden wordt welke leden de contributie hebben voldaan. Financiële gegevens van leden worden niet opgeslagen. Leden ontvangen jaarlijks per mail het verzoek de contributie te voldoen.
Scouting Erica informeert haar leden per e-mail over relevante speltak- en/of groepsgerichte informatie. Alle leden ontvangen deze informatie op het in SOL geregistreerde e-mailadres. Voor informatie omtrent SOL, zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. Leden zijn na inschrijving zelf verantwoordelijk voor correcte registratie van het e-mailadres in SOL. Wij streven ernaar het e-mailverkeer zo beperkt mogelijk te houden, wij bieden daarom geen keuze in welke mails u wel of niet wilt ontvangen.
Website
Op www.scoutingerica.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).
Social Media
Scouting Erica hanteert het Scouting Nederland-protocol inzake Social Media. Voor dit protocol, zie www.scouting.nl/privacy.
Beeldmateriaal
Scouting Erica maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de groep en/of ter herinnering voor haar leden. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal waarop het jeugdlid te zien is en welke gebruikt kunnen worden ter promotie op internet en/of in gedrukte media. Wijziging van deze toestemming is te allen tijde mogelijk door dit per e-mail kenbaar te maken aan de secretaris van het bestuur: .
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Als vereniging vragen wij onze reguliere vrijwilligers bij aanvang van hun functie een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Deze VOG wordt geregistreerd in SOL en door de secretaris van het bestuur bewaard gedurende de periode dat de vrijwilliger bij de vereniging actief is. Elke drie jaar vraagt de vrijwilliger een nieuwe VOG op. De oude VOG wordt na ontvangst van de nieuwe VOG vernietigd.
Incidentenregistratie
Als er een incident plaats vindt waarbij een of meerdere leden of vrijwilligers gewond zijn geraakt wordt aan de hand van het calamiteitenplan een incidentregistratieformulier ingevuld. Deze formulieren worden bewaard door de secretaris en worden tot 5 jaar na de afhandeling van het incident bewaard. Deze formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het groepsbestuur en de betrokkenen.
Stichting ter behartiging van de belangen van Scouting Erica
Het terrein en de gebouwen waarop de vereniging Scouting Erica haar activiteiten uitvoert worden beheerd door de Stichting ter behartiging van de belangen van Scouting Erica, statutair gevestigd te Gooise Meren en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41192308. De bij de KvK geregistreerde leden van de stichting zijn ook allen geregistreerd lid van de vereniging Scouting Erica. Ten behoeve van de administratie van persoonsgegevens worden door de groep en stichting hetzelfde registratiesysteem SOL gebruikt.
Datalekken
Scouting Erica hanteert de procedure datalekken van Scouting Nederland. Indien sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol gemeld en afgehandeld. Zie hiervoor verder: www.scouting.nl/privacy.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage van gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Erica binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris van het bestuur (). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek indien nodig in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
